1.本书宗旨：助你取得持续进步

“没人有时间整理东西，但人人都有时间找东西。”这句话在办公室中得以验证。在生产制造时，思想的持续优化已经成为常态，然而众多企业在优化过程中却忽略了办公室优化。那些最容易犯的，最难发现的，产生最大影响的和最不容易改正的错误，其实往往并非出现在生产制造的过程中。

尽管如此，绝大部分优化的对象依然是制造，而非管理。因此，当车间已经取得长足进步时，办公室优化的巨大潜能却没有被开发。也正因为如此，尽管许多企业有好的产品，却因办公室的浪费和低效而影响发展。员工必须克服持续增加的工作压力，这往往会带来不满、劳累和过重的负担。

如今，全球化毫无疑问地影响着各行各业。因此，为了确保公司能够幸存，避免浪费已经不是一种选择，而是不容商榷的前提。

那么工作日常究竟是什么样的呢？很多企业都会有以下场景：

办公室工作没有标准，每个人按照自己认为对的方式完成任务。

运行时间过长。

存在弯路和阻碍。工作运行并非通畅顺利，而是曲折迂回。

致力于生产技术和自动化研究的夫琅和费学院用数据对这些情况加以说明。由该学院发表的一份研究报告表明：办公室工作人员平均浪费了他们32％的工作时间（LeanOffice 2006，S.5f.）。细分这些浪费的时间，约三分之一是浪费在自己的办公区，只为找一份需要的文件；一半是由于办事过程协调不周造成的，这可能会引发过长的等待时间和办公运行的停滞；剩下的则归咎于办公室其他低效的工作。

细究这份报告的数据一定让人瞠目结舌：居然浪费了32％的工作时间!把这些浪费的时间加起来，相当于一年中有70天，员工只是来到公司，一整天无所事事，接着下班回家，什么正事儿都没做。

20年前恐怕这并不是个问题。以前流行“以大欺小”，现在却变成“以快欺慢”。你现在的速度只能在下一个比你更快更廉价的竞争者出现之前被接受。扪心自问，如果你的竞争对手完成同样的工作比你好20％，快20％，还便宜20％，会怎么样呢？你认为顾客还会继续选择你，只因为他们去年与你作过吗？

如果你觉得这个例子太不现实了，那就问问在汽车工业这一行工作的人。那儿的供应商在数年前就被要求降价30％，如果他们还想继续接到订单的话。

关于本书主题的重要性，如果你还想更近一步证明的话．就想想知识爆炸吧：知识每四年翻一倍。四年后30封邮件变成60封，再过四年后再翻一番，即120封，总共翻了两番。然而八年过后，要等再次翻倍可要不了四年了，因为翻倍的速度越来越快。

如果你袖手旁观的话，你办公桌上的2个文件夹虽不会变成16个，但很可能会变成至少8～10个。自然，未完成的项目资料也会随之增加。

无论你是干哪行的，很明显，你必须得做点儿什么，否则将会遭受身心疾病的困扰。近年来，这种情况越来越严重并逐渐发展成一种现象：职工因工作压力而崩溃、患病（心身耗竭综合征）。

解决的方法是：即使在办公室中也要重视并充分调动生产力。谁能成功提高自己的办公效率。谁就能胜任更高要求的工作。

P3-5

第1部分 持久整洁的基础知识

 1.本书宗旨：助你取得持续进步

 2.Kaizen理念：持续优化

2.1 什么是“Kaizen”

2.2 登上Kaizen阶梯

 3.正确使用本书：你会极大受益

第2部分 持久整洁的五级阶梯

 1.第一级：整理与清洁

1.1 拍下现状

1.2 系统分类

1.3 如果你没有时间整理，该怎么办

1.4 尝试丢弃

1.5 在直接工作区域内获得更多空间

1.6 完善垃圾清理

1.7 保持工作区整洁

 2.第二级：约法三章

2.1 文字标记让人一目了然

2.2 抛弃便笺记录法

2.3 台理利用订书机等办公用品

2.4 为什么只需要一个信箱

2.5 战胜阅读文件

2.6 建立可靠的备忘系统

2.7 优化运行中业务的资料夹

2.8 应对日复一日的“电邮轰炸”

2.9 巧用传真机和复印机

2.10 共同使用办公用品

2.11 管理数码相机和连接线

2.12 节省档案室空间

2.13 如何使用公用橱柜和公用房间

2.14 使用清单和表格

2.15 制定杂志传阅规则

2.16 通用准则——以销售部为例

2.17 实践成功的秘诀

 3.第三级：优化工作流程

3.1 通过看板管理库存

3.2 针对常用收件方准备地址贴纸

3.3 加快书信联系

3.4 提高会议效率

3.5 一分钟速成教学让办公室仪器操作变简单

3.6 集中使用一个宣传册架子

3.7 优化流程——实例：打电话

3.8 减少浪费——不同的实例

3.9 优化结构——实例：代班规定

3.10 未雨绸缪——实例：斜面办公桌

3.11 一个工作团队的优化——实例：外勤员工

3.12 实践成功的秘诀

 4.第四级：加强自我责任意识

4.1 真正实现信息透咀化

4.2 激发员工的潜能

4.3 营造不畏错误的氛围

4.4 建立优化建议制度

4.5 加强员工的自我管理

4.6 实践成功的秘诀

 5.第五级：目标与指标

5.1 处理时间与运行时间之比

5.2 遵守日程安排

5.3 投诉率

5.4 管理部门的支出份额

5.5 每人每年提出的优化建议

5.6 员工满意度

5.7 实践成功的秘诀

告别杂乱无章

复杂的世界渴望简单化。大多数人在审视自己的工作场所时，总会清楚地意识到这一点。

让我惊讶的是，工作场所几十年来并无实质性变化——即便技术革新，无纸化办公有望实现（有些甚至已经实现），组织管理方面的研究发展惊人，办公室里还是会一如既往地出现堆积如山的纸张，贴着“加急”标签的文件夹，写着电话号码、邮箱地址、日程表、待办事项、宣传广告、工厂样品的黄色便利贴，从DVD到U盘等各式各样的存储器，还有免费样品、杂物……为什么会这样？

因为工作场所不仅仅意味着工作的地点，它更是一个象征，就像是我们转移到外部的大脑。你脑中的东西会以一种近乎不可思议的方式复刻在你的书桌上。在这一二平方米的小天地里，面对日益复杂的工作生活和持续增长的压力，你仿佛置身于拼贴画中，每日处于进退两难的窘境。

好消息是，一旦你开始有意识地改变和简化你的整体思维，你的工作日常也会随之简化。这一了不起的经验被约根．库尔兹总结成简单的方法论，并在实践中进行了无数次测试。本书中，库尔兹会让你信服，怎样才能把你工作场所的垃圾清理干净。每个独立的步骤都浅显易懂，一步一步做下来，你的办公室将会从杂乱无章变为井井有条。

约根．库尔兹是我认识的这一领域中最有经验的实践家之一。他彻底改造了单独的工作间、部门乃至整个公司，并由此赢得了许多粉丝。他的理念经过了大量试用者的筛选，取其精华，去其糟粕。

这本书将告诉你，拥有整洁的办公室比你想象的要容易得多，这将大大提高你置身工作场所时的生活质量。今天就和杂乱无章告别吧！别担心，你可不会再怀念过去的生活。

韦尔讷·提基·昆斯特马赫

在物质和信息过剩的时代，“极简”不仅是一种流行的生活态度，也是一种重要的工作态度和理念。办公室内过多的文件、材料、信息以及多线程的工作，不断分散人们的注意力，降低工作效率，对精力也是巨大的损耗。约根·库尔兹著的《极简工作（Ⅰ工作中的断舍离效率提高20％）》倡导极简工作，通过各种实用技巧，帮助读者在工作中化繁为简，通过办公场所和工作流程的断舍离，整理、简化、聚焦工作，提高专注力，从而大幅提高工作效率。

据研究，我们在办公室里浪费了32％的工作时间。其中：三分之一浪费在自己的办公区，常常只为找一份需要的文件；一半浪费在办公流程上，造成长时间的等待和工作的停滞；剩下的浪费在其他低效工作中。

在这一二平方米的小天地里，面对日益复杂的工作和持续增长的压力，如果不懂得做减法．你会日日处于进退两难的窘境，被压力和焦虑包围。

《极简工作(Ⅰ工作中的断舍离效率提高20%)》是由德国家喻户晓的效率专家约根·库尔兹帮助你从简化思维入手，通过工作中的断舍离，实现极简工作，享受从容人生。