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轻松读大师项目部编的《高效能人士的时间管理术(大字版)》为其中的一册。

别再看时间的脸色

微时间管理术

超生产力开发术

52周圆梦计划

四 采取行动

最后一个阶段是要把计划化为实际行动，同时还能掌握时间，并且处理每天会遇到的实际状况。

在这个阶段可以运用“SPACE”公式：

 把待办的工作加以分类。

 排除不能创造价值的工作。

为自己列入日程表的各项工作确定工作时段。

收整各项工作，在预定的时间内完成这些工作。

校日程表，也就是要调整、更新并且重新安排日程表。

每个人每天都要从数不胜数的事情中决定要处理哪些待办事项。除了已经排定的工作与预定的活动之外，也可能会出现各种令人分心的事情，包括下列几种：

◎不速之客突然造访。

◎每天收到的信件或是电子邮件。

◎电话。

◎网络。

◎跟他人会面。

◎书与杂志。

◎想法突然改变。

◎拖延的冲动。

因此，在采取行动这个阶段，最主要的挑战不是要找出更多待办事项，而是要把理想的时间地图应用在实际生活中。实际上来说，就是决定该把心力放在哪些工作上，要暂时搁置哪些工作，以及要怎么创造具体的成就，而且这些成就还必须符合自己所追求的长期目标这个方向。

要时时在手头准备一份时间地图。其实理想情况是，应该永远把时间地图摆在自己看得见的地方，当作指导方针。这样一来，只要看到时间地图，就会想起自己的日程表、优先事项，以及自己希望达成的最佳时间分配。把时间地图贴在办公桌旁边的墙面上，或是写成小卡片放在皮夹里随身携带，都很有帮助。找到符合自己工作需求的时间地图格式，并且善加利用。

另外要记住的是，要运用采取行动这个阶段里的“SPACE”公式，其实可以用非常快速的方式从头到尾执行一遍。只要能够逐渐熟悉这个公式，使用起来会更得心应手。

1.S——把工作分类

在面对待办事项表上的每一项工作时，都要先问自己下列两个问题：

（1）这项工作符不符合自己之前选择的活动？

如果这项工作符合其中一项活动，就能够帮助自己实现长期目标，应该要完成这项工作。如果这项工作不符合自己之前选择的活动，就应该快速果断地排除这项工作。你会惊讶地发现，光是停下来问自己每项工作能够带来什么价值，竟然就能够让自己一下子排除掉很多令人分心的事。

（2）完成这项工作会花多少时间？

大多数人都没有考虑到这一点，也没有仔细追踪这些工作实际耗费了多少时间，然后还一直想不通自己为什么没能完成预定的工作。这种状况在别人要你帮忙的时候特别明显。如果能够在别人一开口要你帮忙的时候就设定好完成的时限，比较能够维持原有的工作进度。

要改善自己估计时间的能力，可以采用以下几种做法：

◎花一周的时间详细记录时间日志。记下自己实际花在各项工作上的时间，把这份日志作为未来估计时间的参考。

◎追踪自己估计时间的状况。事先记下自己预计完成的时间，以及实际完成的时间，比较两者之间的差距。自己预估的时间，是否老是比实际完成时间少了一半？如果是，未来预估的时间就要加倍。

◎试着挪出一段时间（比如半个小时），看看自己在这段时间内的进度如何。用这个经验法则来预测完成这项工作要花费多少时间。

◎向其他曾经进行类似工作的对象请教，问问自己应该安排多少时间。

◎多预留一些时间给那些会浪费时间的事情，这些事情是无法避免的，例如通勤的时间、准备的时间、思考工作的时间、收拾的时间，还有休息的时间等。

多数人在了解自己实际花费多少时间进行工作之后，都会大感意外。只要开始追踪实际的时间运用情况，就会发现自己之所以感到气馁，是因为自己试图在太短的时间内安排太多的工作。如果你也出现这种状况，你应该感到释怀又振奋，这绝对会鼓励你培养出时间管理的能力，想出聪明的窍门，把更多工作分派给别人，并且懂得经常拒绝别人的艺术。简单来说，你会有更强的动力来妥善管理自己的时间。

完成了工作分类这个内容，就能够确保自己待办事项表上的每项工作都符合自己之前选定的活动，也与长期目标一致，也会很清楚该把每项工作安排到时间地图中的哪个时段，以及每项工作实际上各会花费多少时间。

紧接着，下一个挑战就是要减少待办事项，排除那些价值不高的工作项目，保留真正能够创造高价值的项目。

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